Tältä sivulta löydät tietoa siitä, mitä järjestön sisäisellä viestinnällä ja vuorovaikutuksella sekä niiden edistämisellä tarkoitetaan. Lisäksi löydät tietoa siitä, mikä merkitys näillä on järjestötoiminnassa. Löydät tehtäviä ja aineistoja, joiden avulla voit vahvistaa vuorovaikutusta järjestössäsi.
Viestintä on vuorovaikutusta. Vuorovaikutus on kuitenkin laajempi käsite kuin tiedottaminen ja viestintä sanojen perinteisessä merkityksessä. Vuorovaikutus on kahden tai useamman ihmisen välistä vastavuoroista kommunikaatiota – kaikkea sitä, millä tavalla olemme toisten ihmisten kanssa. Vuorovaikutuksessa osapuolet jakavat ja luovat yhteisiä merkityksiä, tietoa, tunteita, ajatuksia ja kokemuksia.
Viestintä voi olla kasvokkaista tai tapahtua esimerkiksi sähköpostin, pikaviestien ja sosiaalisen median julkaisujen välityksellä. Kasvokkaiseen vuorovaikutukseen kuuluu myös nonverbaali viestintä, kuten eleet, ilmeet, ääntelyt, katseet, liikkeet, fyysinen olemus, tyyli ja äänen sävyt. Kirjoitetun ja puhutun kielen lisäksi on olemassa viitottuja kieliä ja erilaisia kommunikaatiomenetelmiä, kuten kuvakommunikaatio.
Erityistä järjestötoimijoiden sisäisessä viestinnässä on moniulotteisuus: järjestöissä tulee huomioida hallituksen sisäinen viestintä, operatiivisten toimijoiden keskinäinen vuorovaikutus sekä viestintä jäsenistön ja vapaaehtoisten kanssa sekä näiden ryhmien keskinäinen viestintä.
Usein yksittäisillä henkilöillä on paljon hiljaista tietoa oman toimenkuvan sisällöstä, järjestön päivittäisestä toiminnasta ja organisaation historiasta. Tällaisessa tilanteessa koko järjestön toiminta voi olla erityisen haavoittuvaa, etenkin jos hyvä vuorovaikutus ja viestintä ovat jääneet syystä tai toisesta vähemmälle huomiolle.
Sisäinen viestintä järjestön arjessa voi liittyä siihen, miten yhteisön jäsenet ovat vuorovaikutuksessa toisiinsa ja toisaalta mitä kanavia vuorovaikutukseen käytetään. Tapoja viestiä voivat olla esimerkiksi kasvokkaiset kohtaamiset, puhelut, palaverit, tekstiviestit, sähköpostit, pikaviestipalvelut tai yhteisön oma Intranet. Digitalisaatio on muuttanut viestinnän ja vuorovaikutuksen muotoja huomattavasti. Nopeat sähköiset viestintäkanavat tuovat helpotusta viestimiseen, mutta myös kuormittavat ja voivat aiheuttaa hämmennystä. Tekstipohjaisten viestien sävyt voivat jäädä epäselviksi.
Orientoiva tehtävä
Viestintää ja vuorovaikutusta arjessa
Pohdi omia vuorovaikutustaitojasi ja arjen vuorovaikutustilanteita:
Voit lähteä liikkeelle vaikka pohtimalla tilanteita, joissa vuorovaikutus on ollut sinulle:
– luontevaa
– hankalaa
– huomaamatonta
– kitkaista
– energisoivaa
– mukavaa tai
– mutkatonta.
Voit kirjoittaa ajatuksiasi ylös ranskalaisin viivoin, kirjoitelmaksi tai piirtää niistä miellekartan. Voit halutessasi kirjoittaa konkreettisesti tilanteista, joissa vuorovaikutus on sujunut hyvin tai hetkistä, jolloin vuorovaikutus ei ole toiminut.
Millaisia huomioita teet?
Mitkä asiat vaatisivat suurinta muutosta vuorovaikutustilanteissasi?
Kaarina Mönkkösen video ja siihen liittyvät tehtävät
Näissä tehtävissä aineistona on JärKeä-hankkeessa tuotettu Vaikuttava vuorovaikutus järjestötyössä -video. Asiantuntijana videolla on Kaarina Mönkkönen, YTT, dosentti, yliopistonlehtori, Itä-Suomen yliopisto. Luento on pidetty 18.3.2021.
Videon kesto on 53:42 minuuttia.
Video on tekstitetty suomeksi. Huom. Jos tekstitys ei näy, vaatii se käyttäjän toimia: klikkaa videota, jonka haluat katsoa. Sen jälkeen videon oikeaan alalaitaan tulee näkyviin ratas-symboli. Klikkaa ratas-symbolia ja valitse tekstitykset päälle.
Mitä näen toisessa ihmisessä?
Kaarina Mönkkösen videoluennon alussa todetaan, että kaikki kohtaaminen lähtee liikkeelle kysymyksestä: Mitä näen toisessa ihmisessä?
Tutki ensiksi näitä hieman kärjistettyjä esimerkkejä, jotka kuvaavat toisen ihmisen näkemistä negatiivisessa valossa:
- Nurkan jarru
- Ankeuttaja
- Diagnoosi
- Hankala alainen tai kollega
- Riski
- Kuluerä
- Aikasyöppö
- Ongelma
Lue seuraavaksi läpi lista, jossa huomioidaan ihminen ainutkertaisena yksilönä vahvuuksineen:
- Inhimillinen toimija unelmineen ja pelkoineen
- Kiinnostava tarina
- Selviytyjä
- Potentiaalinen osaaja
- Ihminen, jolta voisin oppia jotain
- Yhteisön jäsen
Kirjoita nyt oma lista, jossa on vähintään kolme tavoitetta itsellesi.
Millaisena näet tai tahdot nähdä oman yhteisösi jäsenet?
Voit laittaa listan näkyvälle paikalle työpisteellesi tai vaikka kertoa sen seuraavassa palaverissa muille yhteisösi jäsenille.
Mihin kuljetan kohtaamista?
Kaarina Mönkkönen (2021) kuvaa luennollaan eri tapoja kuljettaa kohtaamista. Näitä tapoja voivat olla esimerkiksi:
– vastakkainasettelu (esim. jyrkät kannanotot ennen kuin luottamus on syntynyt)
– välttely (esim. puheenaiheen vaihtaminen, pinnallinen positiivisuus)
– yhteistyö (esim. eteenpäin vievät puheenvuorot, syvätason ymmärrys)
Pohdi eri tilanteita, joissa sinulla on ollut erilaisia tapoja viedä kohtaamista eteenpäin.
Joskus jokin kohtaamistilanne lähtee heti alkumetreillä väärään suuntaan esimerkiksi liiallisen vastakkainasettelun tai kärkkäyden vuoksi.
Kirjoita kolme esimerkkitilannetta omista kokemuksistasi. Kuvaa kohtaamistilanteita, joissa sinulla on ollut erilainen tapa toimia.
Löysitkö esimerkit helposti?
Onko kohtaamisen laatu ollut tietoista vai tiedostamatonta?
Mikä yhteistyötä edistävässä kohtaamisessa oli merkille pantavaa?
Monta tapaa olla vuorovaikutuksessa
Mönkkönen kuvaa luennollaan vuorovaikutuksen ääripäitä dominoivasta määräilijästä loputtomaan joustajaan. Ääripäiden väliin jää dialoginen vuorovaikutus, jossa todellisuutta rakennetaan yhdessä. (Mönkkönen 2021.)
Pohdi miten itse useimmiten toimit vuorovaikutuksessa:
Otatko tilanteissa paljon vai vähän tilaa?
Tunnistatko itsessäsi määräilijän tai joustajan piirteitä vai asetutko jonnekin välimaastoon?
Videoluennolla Mönkkönen esittelee yhteistyön eri muotoja:
– Tilanteessa olo (kahvi maistuu, paljon muu ei – vähän tietoa kollegoiden työtehtävistä)
– Yksisuuntaisuus (ylhäältä alas ohjaaminen)
– Peli (jännitteisyys, me-he -asettelu)
– Yhteistyö (samalla puolella olo, keksitään yhteisiin haasteisiin ratkaisuja)
– Yhteistoiminta (vahva luottamus, keskeneräiset ideat sallittuja, toimijat sitoutuneita)
Ihannetila tietenkin olisi se, että vuorovaikutus yhteisössä on dialogista ja yllä kuvatuista yhteistyön muodoista liikuttaisiin eniten yhteistoiminnan alueella.
Pohdi, millaisessa asetelmassa oma yhteisösi on tällä hetkellä.
Mieti, mitä pitäisi tapahtua, jotta yhteisönne olisi lähempänä ihannetilaa.
Mikä olisi pienin askel kohti parempaa?
Tiedonsiirrosta yhteiseen merkityksellistämiseen
Viestintä mielletään usein yksisuuntaiseksi asioista tiedottamiseksi. Tätäkin järjestötyössä tietenkin tarvitaan toisinaan, kun vaikkapa pitää kertoa jostakin käytännön asiasta.
Erityisesti silloin, kun on todella tärkeistä asioista kyse, Mönkkönen peräänkuuluttaa tiedon merkityksellistämistä. Mönkkönen kritisoi termiä sitouttaminen valtakäsitteenä ja ehdottaa tilalle innostamista yhteiseen toimijuuteen. Samoin johtamiskeskustelussa käytetyn jalkauttamisen sijaan voisi puhua siitä, miten voimme kehitellä asioita organisaation ja järjestön eri tasoilla.
Pohdi seuraavien kysymysten avulla, miten yksisuuntaisesta tiedon siirtämisestä voisi siirtyä yhteiseen tiedon omistajuuteen ja merkityksellistämiseen:
Mitä tiedolle käy omassa yhteisössäsi?
Siirretäänkö tietoa vain yksisuuntaisesti esim. sähköpostilla, vai pysähdytäänkö tiedon äärelle yhdessä? Mietitäänkö, mitä käsillä oleva asia tarkoittaa meidän yhteisössämme?
Kuinka saat viestisi eläväksi, merkitykselliseksi osaksi yhteisösi arkea?
Millaisia keinoja löydät, jotta pääset tiedon siirtämisestä yhteiseen merkityksellistämiseen?
Sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen aineistot ja tehtävät
Alla olevien tehtävien lisäksi kannattaa tutustua psykologisen turvallisuuden aineistoihin ja tehtäviin, sillä psykologinen turvallisuus luo pohjaa vuorovaikutukselle.
Mitä on, mitä voisi olla?
Täytä lauseiden aukkokohdat ja pohdi lauseiden myötä nykyhetkeä ja mahdollista muutosta.
Jos saisin aamuisin ___________________ olisin entistä paremmin vuorovaikutuksessa yhteisöni kanssa.
Olen usein vuorovaikutustilanteissa ___________________________.
Koen, että tullakseni kuulluksi, olisi hyvä _______________________________.
Kuuntelen muita __________________________________________.
Vaikeimpia tilanteita vuorovaikutuksessa minulle ovat ___________________________.
Yhteistoimintaympäristömme muuttuisi vielä toimivammaksi, jos ___________________.
Jos minulla olisi taikavoimat, muuttaisin ___________________________________.
Hyvän yhteishengen jäljillä
Lue seuraava lainaus Tuija Aallon kirjasta Kuinka olla avoin – työelämän uudet viestintätaidot (2012):
“Kun työyhteisössä vallitsee hyvä henki, raataminenkin on rentoa. – – Päämäärä on selvä, ja on tekemisen meininki, jossa jokainen tietää roolinsa ja kunnioittaa työtovereidensa työpanosta. Luottamus rohkaisee myös riskien ottamiseen, koska ilman riskejä ei ole voittoja. Opittua jaetaan mieluusti, ja työyhteisössä kerrotaan hyvähenkisiä tarinoita siitä, miten vaikeudet voitettiin ja homma hoidettiin. Ongelmat käsitellään silloin, kun ne ovat pieniä, kissat nostetaan reilusti pöydälle ja työkaveria kiitetään, kun on kiitoksen paikka. Työn ilo tarttuu.”
Pohdi millaista vuorovaikutusta edellytetään, jotta tällainen visio yhteisön toiminnasta toteutuu.
Monimuotoinen viestintä
Kaarina Mönkkösen ja Satu Roosin (2023) teoksessa kuvataan vuorovaikutusosaamista:
“Digiaikanakin työyhteisötaitojen ytimessä ovat kohtaamisen taidot, jotka on osattava ottaa käyttöön monimuotoisissa, monikanavaisissa ja -paikkaisissa toimintaympäristöissä. Myös etätöissä tarvitaan vuorovaikutusosaamista ja kykyä luoda innostavia oppimisen tiloja sekä asettua toisen tueksi.”
A) Millaisia viestinnän välineitä ja kanavia yhteisössänne on käytössä?
Onko viestintätavoissa suunnitelmallisuutta, vai onko vain päädytty käyttämään jotakin tiettyä välinettä tai kanavaa?
Kirjoita lista kaikista kommunikaation muodoista, joita käytätte. Tällaisia voivat esimerkiksi olla kasvokkaiset kohtaamiset, puhelut, palaverit, tekstiviestit, sähköpostiohjelmat, pikaviestipalvelut – kuten Whatsapp ja Messenger – sekä alustat, kuten jaetut kalenterit, Teams, Slack, oma Intranet ja sosiaalisen median kanavat.
Kuinka monta viestintäkanavaa käytössänne on?
Onko määrä tarkoituksenmukainen vai olisiko karsimisen varaa?
Millä kriteereillä karsintaa voisi tehdä?
B) Kartoita millaisia viestinnän välineitä ja kanavia järjestönne eri toimijat mieluiten käyttäisivät. Jokin viestintäkanava sopii yhdelle, toinen toiselle.
Miten innostatte järjestötoimijoita mukaan yhteiseen suunnitteluun?
Millä keinoin valitsette tarkoituksenmukaiset viestintäkanavat ja yhteiset ohjeet niiden käyttämiselle?
Lähde: Mönkkönen, Kaarina & Roos, Satu 2023. Työyhteisötaidot digiajassa. Tallinna: Gaudeamus.
Väitteitä ja kysymyksiä
Lue seuraavat vuorovaikutukseen vaikuttavat asiat. Pohdi listan eri kohtia, miten ne toteutuvat yhteisössänne ja mitkä seikat estävät seuraavien toteutumista.
Yhteistyötä luovaa vuorovaikutusta työyhteisössä määrittää:
– Määritelty tavoite on tiedossa.
– Keskinäinen kunnioitus toteutuu.
– Yhteistyötilanne on avoin ja luottamuksellinen.
– Kiinnostuksen ja tukemisen ilmaiseminen onnistuu.
– Riittävä erillisyys ja toisaalta riittävä läheisyys toteutuvat.
– Itsetuntemus ja kyky itsereflektioon onnistuvat.
Listan inspiraationa on käytetty teosta: Kaski, Satu & Kiander, Tuula 2005. Tunnejohtajuus. Kuuntelua ja vaikuttamista. Helsinki: Edita.
Vuorovaikutuksen parantamiseen ja eettiseen johtamiseen liittyviä kysymyksiä voi pohtia myös seuraavan listan kautta:
– Uskalletaanko yhteisössämme antaa myös kriittistä palautetta omalla nimellään tai kasvotusten?
– Joudutaanko yhteisössämme usein peittelemään jälkiä ja keksimään selityksiä?
– Pyydetäänkö yhteisössämme anteeksi?
– Palaammeko kitkatilanteisiin jälkikäteen selvittääksemme ne?
– Sallitaanko meillä tunteenpurkaukset? Miten niitä käsitellään?
– Onko antamamme palaute innostavaa ja työniloon virittävää silloinkin, kun se on kriittistä ja korjaavaa?
– Kiitetäänkö tai palkitaanko toimijuuden laadusta vaiko vain työn tuloksista?
– Kerätäänkö palautetta vain muodollisia kanavia pitkin vai onko tilaa myös epämuodolliselle palautteen antamiselle?
Kysymyslista pohjautuu Pia Lappalaisen artikkeliin Eettinen johtajuus organisaation vuorovaikutuksen perustana 2016.
Käytetyt lähteet ja aiheesta lisää
Käytetyt lähteet
Huom. linkit avautuvat uuteen välilehteen.
Aalto, Tuija 2012. Kuinka olla avoin – työelämän uudet viestintätaidot. Finn Lectura.
Kaski, Satu & Kiander, Tuula 2005. Tunnejohtajuus. Kuuntelua ja vaikuttamista. Helsinki: Edita.
Lappalainen Pia 2016. Eettinen johtajuus organisaation vuorovaikutuksen perustana. Teoksessa Eettinen viestintä (s. 30 – 41). Helsinki: ProCom – Viestinnän ammattilaiset ry.
Mönkkönen, Kaarina 2021.Vaikuttava vuorovaikutus järjestötyössä. JärKeä-hankkeen videoluento 18.3.2021.
Mönkkönen, Kaarina 2018. Vuorovaikutus asiakastyössä. Kohtaaminen sosiaali- ja terveysalalla. Helsinki: Gaudeamus.
Mönkkönen, Kaarina, Kekoni, Taru & Pehkonen, Aini 2019. Moniammatillinen yhteistyö. Vaikuttava vuorovaikutus sosiaali- ja terveysalalla. Helsinki: Gaudeamus.
Mönkkönen, Kaarina & Roos, Satu 2023. Työyhteisötaidot digiajassa. Tallinna: Gaudeamus.
Pyhäjoki, Jukka 2018. Systeemisyys ja dialogisuus
Miten lähestymistavat täydentävät toisiaan?. Luento 21.3.2018.
Aiheesta lisää
Huom. linkit avautuvat uuteen välilehteen.
Isotalus, Pekka & Rajalahti, Hanna 2017. Vuorovaikutus johtajan työssä. Helsinki: Alma Talent.
Juholin, Elisa 2017. Communicare! Viestinnän tekijän käsikirja. Elisa Juholin & Infor / Management Institute of Finland MIF Oy.
Juholin, Elisa 2008. Viestinnän vallankumous – Löydä uusi työyhteisöviestintä. Juva: WSOY pro.
Kankainen, Saara 2019. Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille.
Lohtaja-Ahonen, Sirke & Kaihovirta-Rapo, Minna 2012. Tehoa työelämän viestintään. Alma Talent.
Mönkkönen, Kaarina & Roos, Satu 2023. Työyhteisötaidot digiajassa. Helsinki: Gaudeamus.
Pyhäjoki, Jukka, Salminen, Janet & Mönkkönen, Kaarina 2020. Moniammatillinen tanssi syntyy yhteisestä rytmistä ja luottamuksesta. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen johtaminen, blogi 18.8.2020. Terveyden ja ja hyvinvoinnin laitos.
Tapio, Elina ja Emilia 2021. Vuorovaikutuksen resurssit / Resources in interaction. Video 24.2.2021. Humanistinen ammattikorkeakoulu. Videoon valittavissa sekä suomen- että englanninkielinen tekstitys.
