Johtamisen taidot -teemapaketti, osa 2: Työn tuottavuus ja itsensä johtaminen

Johtamisen taidot

Tältä sivulta löydät tietoa siitä, mitä tarkoitetaan työn tuottavuudella ja inhimillisellä tehokkuudella. Löydät tietoa myös siitä, mikä merkitys näillä on järjestötoiminnassa. Lisäksi löydät tehtäviä ja aineistoja, joiden avulla voit poistaa työn tuottavuuden esteitä ja oppia konkreettisia priorisointi- ja aikaansaamistekniikoita.

Työn tuottavuuden määrittely muuttuu ajan saatossa, kun teollisesta työstä on siirrytty palveluiden ja tietotyön aikakauteen. Nyky-yhteiskunnassa keskusteluun ovat nousseet myös inhimilliset ja ekologiset näkökulmat, eikä työn tuottavuutta ole suotavaa vaatia työntekijöiden jaksamisen kustannuksella tai luonnonvaroja ylikuluttamalla.

Työn tuottavuus käsitteenä on lähtöisin taloustieteistä ja tuottavuus on tuotannon tehokkuuden tärkeä mitta.  Tuottavuus kasvaa, kun tuotannossa saadaan enemmän aikaan vähemmällä. Tuottavuuden mittaaminen on helposti sovellettavissa, kun tarkastellaan konkreettisia tuotantoprosesseja, vaikkapa liukuhihnatyötä, jossa prosesseja tehostamalla saadaan aikaan suurempaa tuottavuutta.

Vihreä viiva.

Mutta miten tarkastella työn tuottavuutta asiantuntijatyössä, verkostomaisessa työskentelyssä, aivotyössä ja järjestötyössä?

Työn tuottavuus on suorassa kytköksessä toiminnan perustehtävään ja toiminnan suuntaan. Tuottavuutta voidaan ajatella suorassa suhteessa toiminnan strategiaan ja toimintasuunnitelmaan, siihen, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan.

Myös työoloilla ja työilmapiirillä on valtavasti vaikutusta työn tuottavuuteen. Yksilö- ja ryhmätasolla merkittäviä työn tuottavuuden edistäjiä ovat motivaatio ja se, että kokee tekemänsä työn merkitykselliseksi.

Vihreä viiva.
Piirretty hahmo hymyilee ja ajattelee "Juuri silloin kun tuntuu, ettei työn suunnittelulle ole aikaa, niin silloin sitä pitäisi tehdä".

Inhimillinen tehokkuus

Tuottavuuden ja hyvinvoinnin on ajateltu pitkään olevan ristiriidassa keskenään. Työelämän vaatimuksista johtuva uupumus ei suinkaan ole uusi ilmiö, vaan jo teollisessa yhteiskunnassa ilmeni työperäistä uupumusta. Työn murros tehdastyöstä tietotyöhön on tuonut uudenlaisia tehokkuusvaatimuksia.

Organisaatiopsykologian piirissä onkin kehkeytynyt käsite työn inhimillisestä tehokkuudesta. Sanapari voi kuulostaa ristiriitaiselta, mutta sen pyrkimys on yhdistää toiminnallinen tehokkuus inhimillisyyteen, työn tuloksellisuus ja tekijöiden hyvinvoinnillinen puoli. Usein näitä kahta työn puolta käsitellään erillisinä: yritetään saada paljon aikaiseksi ja toisaalla yritetään huolehtia työhyvinvoinnista.

Työssä ja työyhteisössä tulisi huomioida sekä työn toiminnallinen että inhimillinen puoli. Toiminnallisessa puolessa korostuvat selkeät tavoitteet, sujuvat työprosessit, hyvä johtaminen ja avoin tiedonkulku. Inhimillisessä puolessa korostuvat ihmisen psykologiset perustarpeet kuten motivaatio, merkityksellisyyden kokeminen, luottamus ja tunteet. Nämä kaksi työn puolta yhdistämällä toiminta on sekä inhimillistä että tehokasta.

Aineistot ja tehtävät

Suunnistaja vai savusukeltaja? Työ vertauskuvina.

Mieti millaisia vertauskuvia eli metaforia liittäisit omaan työhösi ja työpaikkaasi.

Millaisin termein puhut työstäsi?

Onko työpaikkasi leikkikenttä, mehupuristin, ideahautomo vai sotatanner? Oletko työntekijänä suunnistaja, savusukeltaja tai kenties emokarhu?

Samaa mieltä – eri mieltä?

Vastaa seuraaviin väittämiin asteikolla 1-5 (1 = ei lainkaan samaa mieltä, 5 = täysin samaa mieltä).

“Tunnen, että käytän aikaani asioihin, jotka ovat muille tärkeitä, mutta eivät minulle tärkeitä.”

“Joudun usein kriisitilanteisiin.”

“Jämähdän usein tunneiksi netin / tv:n ääreen.”

“Joka viikko minulla on aikaa, jolloin keskityn omaan hyvinvointiini.”

“Yritän suunnitella ajankäyttöäni etukäteen.”

“Osaan sanoa EI tehtäville, jotka eivät juuri nyt ole ajankohtaisia.”

“Työltäni puuttuu tavoite tai tavoitteet ovat epärealistisia.”

Intuitiolla kohti parempaa

Kirjoita paperille kymmenen mieleen tulevaa asiaa omasta työstäsi. Asiat voivat olla suuria tai pieniä, konkreettisia tai käsitteellisiä.

Kirjoita ensimmäiset mieleen tulevat asiat, lista voi olla intuitiivinen eikä sen tarvitse olla kattava läpileikkaus työstäsi.

Sen jälkeen listaa viisi asiaa joista nautit.

Piirrä paperin keskelle ympyrä.

Kirjoita kaikki 15 listaamaasi asiaa ympyrän sisälle tai ulkopuolelle siten, että ympyrän keskelle, ytimeen, tulee asioita, jotka mielestäsi parantavat tuottavuuttasi ja ympyrän ulkokehälle niitä, jotka heikentävät sitä.

Miltä oma työympyräsi näytti tänään?

Mitä tästä on pääteltävissä?

Kestävä kehitys ja työn tuottavuus

Ahkeruutta ja tuotteliaisuutta pidetään ihanteena, mutta ahkeruudesta ei ole hyötyä, jos oma työ aiheuttaa vain haittaa maailmalle, ekosysteemille, muille ihmisille ja itselle. Kaikkien yritysten ja organisaatioiden tavoitteena todennäköisesti on tehdä tuottavaa työtä, ja riippuu organisaation arvoista, onko tuottavuudessa huomioitu kestävät näkökulmat.

Termi “tuottavuus” antaa pikaisella googlehaulla yli 1,5 miljoonaa osumaa. Usein tuottavuus liitetään työn taloudelliseen tuottavuuteen, tuottavuuden kasvuun ja tehostamiseen. Elämme kuitenkin maailmassa, jossa ilmastollisesti ja inhimillisesti kestävät näkökulmat eivät ole vain huomioon otettava seikka, vaan niiden tulisi olla kaiken toiminnan lähtökohta ja perusta. Onko tuottavuus terminä ristiriidassa kestävän tulevaisuuden kanssa? Millaisia uusia tuottavuuden mittareita tarvitaan?

Aineistot ja tehtävät

Arvopohdiskelua kestävistä näkökulmista

Miten omassa työssäni näkyvät kestävät arvot?

Ovatko organisaationi tuottavuusihanteet ristiriidassa vai tukevatko ne ekologisesti ja inhimillisesti kestäviä arvoja?

Millaisia valintoja voin tehdä kestävästi tuottavamman tulevaisuuden puolesta?

Tutustu myös (linkit avautuvat uuteen välilehteen): 

Eettinen osaaminen -teemapaketti, osa 2: Arvot 

Eettinen osaaminen -teemapaketti, osa 5: Ekososiaalinen sivistys

Tuottavuuden esteitä ja ratkaisuja

Työn tuottavuutta voivat estää muun muassa puutteelliset työvälineet, epäselvät suunnitelmat tai suunnitelmien puuttuminen ja heikko tiedonkulku. Joskus työn tuottavuuden esteenä on “ylilaatu” eli asioiden tekeminen tavoitteisiin nähden liian pikkutarkasti tai suurten vaatimusten keskellä pyrkimys tehdä kaikki täydellisesti.

“Tehokkuuden ihanne on toisinaan kaukana todellisuudesta, vertailukohta sille, millaista elämä usein on: vähän sinne päin, epävarmaa, vinossa ja epäjärjestyksessä.” Mona Mannevuo (2020) .

Tarina ja näkökulma 

Lue kokemusteksti “Leimun tarina”:

Leimu oli tunnollinen työntekijä, ja halusi tehdä aina kaikki työtehtävät hyvin. Jatkuvien hankerahoitushakujen ja liian pienten resurssien myötä työtehtäviä kasautui paljon ja uusia kehittämisprojekteja ajettiin samalla sisään.

Leimu olisi halunnut tehdä perustehtävänsä asiantuntijaorganisaatiossa hyvin. Leimusta tuntui, ettei aika yksinkertaisesti riittänyt kaikkeen ja pienetkin virheet työssä jäivät harmittamaan.

Esihenkilö ei tiennyt Leimun omista riittämättömyyden kokemuksista ja koetti kannustaa sanomalla: “Ei tarvitse stressata, oma paras riittää!”

Pohdi mitä ajatuksia teksti herättää?

Miten tilanteeseen voisi saada muutosta?

Miten esihenkilön sanat vaikuttivat Leimuun?

Mitä esihenkilö voisi tehdä toisin? 

 

Lue nyt seuraavat katkelmat kasvatustieteilijä ja filosofi Juha T. Hakalan teoksesta Kohtuuden kirja: 

Tekemätöntä työtä on törkyisinä röykkiöinä kaikkialla. – – Kiire lisääntyy takuuvarmasti, kun yrittää tehdä kaiken edes jokseenkin huolella. Kiire puolestaan synnyttää stressiä, ajan oloon jatkuvaa stressiä. Tämä puolestaan heijastuu työn hallinnan tunteeseen. Pian se näkyy uupumuksena, joka voi kroonistua loppuun palamiseksi.

– – Lienee sanomattakin selvää: kun ihminen voi huonosti, hänen tuottavuutensa laskee eikä hän jaksa työuraansa loppuun asti.

Kun elämä, varsinkin työelämä, on tällaista kuin se on, ei liiallinen viilailu kerta kaikkiaan sovi pirtaan. Totta kai on olemassa asioita, jotka täytyy tehdä hyvin, jopa kympin tasoisesti, mutta väitän olevan paljon enemmän asioita, joihin riittää seiskan, ehkä seiska miinuksen taso.

Pohdi tunnistatko itsessäsi täydellisyyden tavoittelijan?

Oletko työssäsi pyrkinyt erottamaan tehtäviä, joihin tarvitaan kympin suoritusta ja niitä, jotka voit tehdä pienemmällä panostuksella?

Mieti hetki, onko työssäsi tehtäviä, jotka voisi jättää kokonaan tekemättä minkään olennaisesti muuttumatta?

Sopivatko nämä ajatuksesi yhteisösi yhteisiin tavoitteisiin vai ovatko ne ristiriidassa?

Tutustu myös näihin 

Hyvinvoiva järjestö -sivuston sisällöt (linkit avautuvat uuteen välilehteen):


Työhyvinvoinnin johtaminen: Johtamisen taidot -teemapaketti, osa 1: Työhyvinvoinnin johtaminen – Hyvinvoiva järjestö (humak.fi)

 

Psykologinen turvallisuus: Yhteisö ja osallisuus -teemapaketti, osa 2: Psykologinen turvallisuus – Hyvinvoiva järjestö (humak.fi)

"On vain kolmenlaista työtä: 1. Suunniteltua työtä 2. Suunnittelematonta työtä 3. Työn suunnittelua" (Jukka Backman 2015)

Priorisointi- ja aikaansaamistekniikat

Tässä osiossa on muutamia konkreettisia työkaluja työn tuottavuuden lisäämiseen. Työkalujen avulla voi hahmottaa tärkeimpiä asioita ja tehdä oikeita asioita oikeaan aikaan.

Aineistot ja tehtävät

Tunne tapasi

1. Pohdintatehtävä priorisoinnista

  • Mieti, millaisia työn priorisoinnin työkaluja jo käytät.
  • Suunnitteletko työtäsi vai tapahtuvatko ne vain?
  • Teetkö to do -listoja?
  • Määritteletkö kiireellisempiä työtehtäviä tai niitä, joille olisi tärkeää varata aikaa?

 

2. Pohdintatehtävä aikaansaamisesta

  • Millaisia keinoja sinulla on saada työ tehdyksi?
  • Oletko tuotteliaimmillasi aamulla vai iltapäivällä?
  • Varaatko aikaa tietyille, isommille työtehtäville?
  • Suljetko sähköpostin välillä kokonaan?
  • Millaisissa tilanteissa saat eniten aikaiseksi?
  • Millaisilla tavoilla palkitset itsesi tehdystä työstä?
  • Millaisia palkitsemistapoja työyhteisössäsi käytetään?

Nelikentät haltuun


1. Katso videotuokio: “Ajattele Eisenhowerin laatikon ulkopuolelta”

Aiheeseen johdattelee viestintäasiantuntija, järjestöaktiivi ja filosofian maisteri Pisko Aunola. Pisko Aunola toimii myös lasten- ja nuortenteatterijärjestö Suomen Assitej ry:n puheenjohtajana. Videon kesto on 6:13.

Video on tekstitetty suomeksi. Huom. Jos tekstitys ei näy, vaatii se käyttäjän toimia: klikkaa videota, jonka haluat katsoa. Sen jälkeen videon oikeaan alalaitaan tulee näkyviin ratas-symboli. Klikkaa ratas-symbolia ja valitse tekstitykset päälle.

 


2. Kokeile laatia nelikenttä joko Eisenhowerin kiireellisyys-tärkeys-matriisin tai joidenkin muiden määreiden mukaisesti.

Erilaisia nelikenttiä voivat olla esimerkiksi: 

  • kiireellisyys – tärkeys
  • helppous – hyöty
  • hauskuus – hinta
  • ekologisesti kestävä – tarpeellinen


Millaisia määreitä keksit?

Tuleeko nelikentän jokaiseen laatikkoon jotakin?

Paisuuko tärkeiden ja kiireellisten tehtävien osuus?

Mikäli tärkeiden ja kiireellisten tehtävien määrä on todella suuri, voi kyseisen kentän vielä jakaa neljään osaan.

Leiki nelikentillä, varsinaisia sääntöjä ei ole!


Nelikentän luominen voi pohjata yhteisön arvoihin ja sitä voi käyttää työkaluna strategian luomisessa.

Työnteon julistus

Tämä tehtävä liittyy aiempaan Eisenhowerin matriisiin, joka tunnetaan myös nimellä kiireellisyys-tärkeys-matriisi tai 4D-tekniikka. 4D-muistisääntö syntyy neljästä D-kirjaimesta (Do, Decide, Delegate, Delete).

Kun työtehtäviä on listattu ja saatu käsitystä siitä, mitä pitäisi olla tekemässä, voi tilanne silti olla se, että oma aika tai resurssit eivät kerta kaikkiaan riitä.

Luo oma työnteon julistus

Luo oma työnteon julistus, jonka sijoitat näkyvälle paikalle työtilassasi. Se voi olla kirjoittamasi huoneentaulu, meemi, kolmen pointin listaus tai post-it-lapulle kirjoitettu muistisääntö tai vaikkapa meditaatio-ohje: hengitä syvään ja mieti, millä on merkitystä 50 vuoden päästä!

Humoristisimmillaan työntekoa voi priorisoida kuten erään johtajan kerrotaan tehneen. Hänen työpöydällään oli aina kaksi pinoa: toinen, jonka aika hoitaa, ja toinen, jonka aika on jo hoitanut. Vaikka tämä on huumoria, on siinä totuuden siemen: onko kaikkeen pakko reagoida? Meneekö aika liikaan yksityiskohtien hiomiseen tai ei-kovin-tärkeisiin asioihin?

Aikaansaaminen ja ajanhallinta

Leikkisästi tokaisten voisi sanoa, että “työhön kuluu siihen käytetty aika”. Joskus voi olla haastavaa arvioida, kuinka kauan jokin projekti vie aikaa ja huomaakin tehneensä jotakin tehtävää tunti- tai päiväkausia, vaikka oli varannut sille aikaa vähemmän.

Usein myös työn keskeytykset vievät huomion toisaalle ja takaisin oman projektin pariin pääseminen voi viedä aikaa (tutkimusten mukaan keskeytyksen jälkeen takaisin tehtävän pariin palaaminen vie 20 minuutista kahteen tuntiin).

Toisaalta työn keskeytykset voivat olla myös tärkeä osa työtä – milloin asiakas soittaa tai piipahtaa, milloin parin minuutin juttelu työkaverin kanssa antaa vastauksia käsillä olevaan asiaan ja saa asioita liikkeelle paremmin kuin tunnin palaveri. Monenlaiset ajankäyttöön liittyvät haasteet voivat olla esteenä työn tuottavuudelle.

Aikasyöpöt ja muut kiusankappaleet

Onko jokin seuraavista ajankäytön haasteista tunnistettava omalla kohdallasi?

Miten haaste ilmenee?

  • Motivaatio-ongelmat
  • Taipumus viivytellä tai lykätä
  • Aloittamisen vaikeus
  • Keskittymisen vaikeus
  • Tehtävien loppuun saattamisen vaikeus
  • Tavoitteiden tai suunnitelmien puuttuminen tai epärealistiset tavoitteet tai suunnitelmat
  • Tavoitteisiin nähden liian perusteellinen työ, esim. liiallinen yksityiskohtien hiominen
  • Heikko priorisointikyky
  • Heikko itsekuri
  • Vatvominen eli ruminaatio


Myös ulkoiset tekijät ja käytössä olevat resurssit vaikuttavat aikaansaamiseen.

Pohdi:
– onko töitä sopivasti työntekijämäärään nähden?
– onko työ suunniteltua vai kaoottista?

Tehtävä: Ruoki myönteisyyttä työssäsi.

– Luettele, millaisia myönteisiä tunteita ja ajatuksia liittyy työhösi
– Erittele, mitkä seikat heräävät tehdessäsi työtehtäviä, mitkä ajatellessasi työhön liittyviä asioita ja mitkä päästäessäsi irti jostakin teosta tai ajatuksesta
– Pohdi lopuksi, miten toimimalla voisit lisätä myönteisyyttä työssäsi

Pomodoro, tunnettu ajanhallintamenetelmä

Lue oheinen Työterveyslaitoksen artikkeli “Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään”.

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Jos olet, miten tekniikka mielestäsi toimi? Miten sitä voisi kehittää tai muunnella?

“Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään

Munakellon käyttö ohjaa saattamaan tehtäviä valmiiksi sen sijaan, että vain työskentelisi niiden parissa. Kellon pirinä muistuttaa, että on aika pitää tauko.

Oletko kokeillut Pomodoro-tekniikkaa? Se on yksi ajanhallinnan keino, joka tukee työhön keskittymistä.

Pomodoro-sana on italiaa ja tarkoittaa tomaattia. Tekniikka on ilmeisesti saanut nimensä tomaatin muotoisesta munakellosta. Kyse on siitä, että tietyn tehtävän tekemiseen paneudutaan ennalta määritellyksi ajaksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko.

  • Minimoi työtä häiritsevät keskeytykset: mykistä puhelin, ota sähköpostin hälytykset pois päältä.
  • Päätä, mihin tehtävään haluat keskittyä.
  • Valitse munakellosta se aika, jonka haluat keskittyä. Pomodoro-tekniikassa oletus on, että 25 minuutin työjaksoa seuraa 5 minuutin tauko.
  • Käynnistä kello ja aloita työskentely.
  • Kun kello pirisee, pidä tauko. Tee tauolla asioita, jotka vievät ajatuksesi pois tehtävästä.
  • Paneudu työhösi uudelleen, kun tauko päättyy.
  • Neljännen jakson jälkeen pidä pidempi tauko. Syö, juo tai tee muuta virkistävää.
  • Tee niin monta työjaksoa kuin on tarpeen.

Menetelmän tehokkuus perustuu siihen, että se rajaa keskittymistä edellyttävää aikaa. Siksi keskittyminen ei pääse niin helposti herpaantumaan. Tekniikka ohjaa pois multitaskaamisesta eli yrityksestä tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Lisäksi se madaltaa toimeen tarttumisen kynnystä eli vähentää prokrastinaatiota.

Varsinkin etätyöntekijä hyötyy myös siitä, että kellon pirinä muistuttaa tauon pitämisestä.

Pomodoro-tekniikkaa voi hyödyntää esimerkiksi niin, että valitsee yhden tärkeän ei-kiireellisen tehtävän ja edistää sitä joka päivä tietyn ajan, esimerkiksi 1–2 pomodoron eli jakson verran, täysin keskittyen.

Jutun asiantuntijoina toimivat tutkija Kirsi Yli-Kaitala ja johtava tutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.”


Lähde:

Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään. Työterveyslaitoksen verkkolehti Työpiste 19.5.2020.

https://www.ttl.fi/tyopiste/pomodoro-tekniikka-vahentaa-aloittamisen-vaikeutta-ja-auttaa-keskittymaan (linkki avautuu uuteen ikkunaan)

Käytetyt lähteet ja aiheesta lisää

Käytetyt lähteet

Huom. linkit avautuvat uuteen välilehteen.

Aulankoski, Sanna 2022. Tietotyön taidot. Teoriaa ja tehtäviä sujuvan työskentelyn tueksi. Duodecim.

Backman, Jukka 2015. Kolmenlaista työtä. Kolmenlaista työtä – Getting Things Done Suomi (gtdnordic.fi)

Hakala, Juha T. 2016. Kohtuuden kirja. Näkökulmia ääriyhteiskuntaan. Talentum Media Oy.

Henttonen, Elina & Lapointe, Kirsi 2015. Työelämän toisinajattelijat. Gaudeamus.

Huotilainen, Minna 2021. Aivosi tarvitsevat tauon. Taukokulttuurin elvytysopas. Tuuma.

Mannevuo, Mona 2020. Ihmiskone töissä. Sotienjälkeinen Suomi tehokkuutta tavoittelemassa. Gaudeamus.

Sarkkinen, Marja 2020. Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään. Työpiste-verkkolehti 19.5.2020. Työterveyslaitos.

Last modified: 21.5.2023