Tältä sivulta löydät tietoa ja toimintamallin, miten suunnitella kehittämisprosessi järjestön toimintaan. Sivulta löydät myös kehittämisprosessin suunnittelupohjia ja työkaluja kehittämisprosessin tueksi.
Toimintamallikuvauksen tarkoituksena on auttaa toteuttamaan tavoitteellisia ja jäsenneltyjä kehittämisprosesseja oman toiminnan kehittämiseksi ja uudistamiseksi. Sitä voi hyödyntää sekä suunnittelun että toiminnan johtamisen välineenä.
Toimintamalli syntyi Moniosaajat – Sote-järjestöt tulevaisuuden tekijöinä -hankkeessa 2023–2025, josta vastasivat Humanistinen ammattikorkeakoulu ja Kuntoutussäätiö. Hanke oli Euroopan unionin osarahoittama (ESR+). Hankkeen tavoitteena oli vahvistaa sosiaali- ja terveysalan järjestöjen osaamista ja lisätä työvälineitä järjestöjen oman toiminnan kehittämiseen.
Hanke suunnitteli ja fasilitoi kymmenen järjestöjen kehittämisprosessia, joissa teemoina olivat muun muassa strategia, rahoitus, vapaaehtoistoiminta, verkostotyö sekä viestintä- ja vaikuttamistyö. Kiitos mukaan innostuneille järjestöille, jotka luottivat ja antoivat kehittämisprosessinsa hankkeen käsiin. Näiden kehittämisprosessien kokemusten ja oppien kautta syntyi kehittämisprosessin toimintamalli järjestöille. Näkökulmaa muutettiin siten, että toimintamalli tukisi järjestöjen kehittämistyötä, vaikka ei olisi erillistä rahoitusta käytettävissä.
Miksi järjestön kannattaa hyödyntää toimintamallia?
Toimintamallin tarkoitus on auttaa järjestöjä tekemään kehittämisestä selkeää, tavoitteellista ja vaikuttavaa. Kehittämistyö nähdään määräaikaisena ja tavoitteellisena prosessina, jossa:
- keskitytään ennalta valittuun teemaan rajatulla ajanjaksolla
- koko prosessi suunnitellaan etukäteen, mikä kokemustemme mukaan tuottaa konkreettisia hyötyjä ja auttaa mitoittamaan resurssit realistisesti
- kehittäminen rajataan selkeäksi kokonaisuudeksi jatkuvan tai päättymättömän tekemisen sijaan
Tämä näkökulma on valittu tähän toimintamalliin tarkoituksella ja kehittämistyötä voi viedä eteenpäin muunkinlaisilla lähestymis- ja työskentelytavoilla. Kehittämisärsykkeiden tulvassa on usein tärkeää keskittyä ja tehdä valintoja siitä, mihin aikaa ja energiaa järjestössä käytämme. Toki kesken kehittämisprosessin voi tulla niin isoa muutoksia, että tavoitetta ja työskentelyä on hyvä arvioida uudestaan. Hyvää suunnitelmaa on helpompi muuttaa tarpeen niin vaatiessa.
Kehittäminen ei ole jatkuva tai rajaton tila – vaan selkeästi rajattu prosessi.
Kehittämisprosessin toimintamalli järjestöille
Toimintamalli koostuu kolmesta osasta. Lisäksi valikosta löytyy myös yksi valmis esimerkki kehittämisprosessin suunnitelmasta.
Kehittämisprosessin suunnittelupolku kuvaa ja tiivistää suunnittelun keskeiset osa-alueet viiteen vaiheeseen:
- Tarpeen tunnistaminen
- Tavoitteen asettaminen
- Toteutuksen päättäminen
- Työskentelytapojen valinta
- Tiivistäminen suunnitelmaksi
Polun varrelle voi lisätä tarvittaessa lisää vaiheita tai tarkentavia kysymyksiä järjestön toiminnan ja kehittämisprosessin mukaan.
Tekstivastine kehittämisprosessin suunnittelupolku -kuvalle:
Kuvassa on viisi numeroitua palloa, joiden kautta muodostuu polku suunnittelun vaiheista.
Ensimmäinen vaiheessa keskeistä on tunnistaa tarve kehittämiselle, valita ja rajata selkeä aihe tai ratkaistava kysymys.
Toisessa vaiheessa keskeistä on asettaa konkreettinen tavoite, mitä halutaan saada yhdessä aikaan? Esimerkiksi viestintäsuunnitelma, strategia, hakemus tai ideapaperi.
Kolmannessa vaiheessa on keskeistä päätä, miten työskentely toteutetaan: hankitaanko ulkopuolinen fasilitaattori vai jaetaanko vastuu sisäisesti. Lisäksi on hyvä miettiä, ketä on tärkeä osallistaa mukaan.
Neljännessä vaiheessa on keskeistä suunnitella työskentelytavat ja sopia aikataulu ja aiheet tekemiselle sekä vastuualueet. Lisäksi on hyvä varmistaa resurssit ja johdon tuki.
Viidennessä vaiheessa koko kehittämisprosessi tiivistetään suunnitelmapohjalle.
Vastaamalla seuraaviin kysymyspatteriston kysymyksiin voit suunnitella kehittämisprosessia ja sen eri vaiheita.
Kysymykset ohjaavat keskittymään keskeisiin asioihin ja tukevat päätöksentekoa.
Ne perustuvat Moniosaajat-hankkeen kehittämisprosesseihin: mitä oli tarpeen ratkaista tai mistä tehdä valintoja, jotta prosessit onnistuivat.
Ladattava PowerPoint: Ratkaistavat kysymykset_täytettävä
Ladattava pdf: Ratkaistavat kysymykset_täytettävä
Tekstivastine Ratkaise nämä kysymykset ennen kuin aloitat -kuvalle:
Kuvassa on viisi puhekuplaa, jotka sisältävät kehittämisprosessin suunnittelua tukevia kysymyksiä sekä vastauksen kirjoittamista varten tyhmän tilan.
Puhekupla yksi sisältää seuraavat kysymykset: Miten kehittämisprosessi linkittyy järjestön strategiaan tai muuhun suunnitelmaan? Mitä osa-aluetta se edistää? Keiden kanssa nämä kysymykset tulisi käydä läpi (hallitus, operatiivinen johto)?
Puhekupla kaksi sisältää seuraavat kysymykset: Miten onnistutaan yhteiskehittämisessä ja osallistamisessa? Keiden tulisi olla mukana ja ketkä voivat mahdollistaa heidän osallistumisen?
Puhekupla kolme sisältää seuraavat kysymykset: Miten viestitään kehittämisprosessista koko yhteisölle ja pidetään heidät ajan tasalla koko prosessin ajan (esimerkiksi kaikille avoin Teams-kanava)? Kuka vastaa viestinnästä?
Puhekupla neljä sisältää seuraavat kysymykset: Kuka vastaa prosessin fasilitoinnista? Eli prosessin johtamisesta ja toteuttamisesta? Kuka varmistaa, että fasilitointiin ja prosessin toteuttamiseen on riittävät resurssit?
Puhekupla viisi sisältää seuraavat kysymykset: Miten kehittämistyön tulokset otetaan käyttöön? Kuka/ketkä ottaa siitä vastuun?
Kysymyksiin voi vastata haluamassaan järjestyksessä.
Kehittämisprosessin suunnittelupohjan avulla voit jäsentää kehittämistyön tavoitteet, prosessin vaiheet ja muut keskeiset tekijät.
Samalla se tekee prosessimaisesta työskentelystä näkyvää: kokonaisuuden lisäksi myös sen eri osiot ja teemat.
Pohja toimii myös viestinnän ja yhteisen ymmärryksen välineenä: mitä olemme tekemässä ja mihin haluamme sitoutua.
Tiivis yhden sivun kuva auttaa hahmottamaan prosessin oleelliset tekijät ja ytimen. Jos tiivistäminen ei onnistu, on hyvä vielä palata edellisten vaiheiden ja suunnittelun pariin. Kiireisen arjen keskellä se toimii myös hyvänä muistilistana siitä, mitä olimmekaan tekemässä.
Ladatta PowerPoint: Kehittämisprosessin suunnitelmapohja_PP
Ladattava pdf: Kehittämisprosessin suunnitelmapohja_pdf
Tekstivastine Kehittämisprosessin suunnitelma -kuvalle:
Kuvassa on laatikoita, johon voi kirjoittaa ja kuvata prosessin eri vaiheita ja osa-alueita.
Tavoitteen ja aiheen tiivistämiseksi löytyy omat laatikot, samoin työskentelyn faslitaattorin nimeämiseen.
Keskellä kuvaa on neljä laatikkoa kehittämisprosessin tapaamisten kuvaamista varten. Jokaiseen laatikkoon voi kirjoittaa seuraavat tiedot: päivämäärä, kellonaika ja paikka; tapaamisen aihe; suunniteltu työskentelytapa; tavoiteltava tulos sekä mukaan kutsuttavat osallistujat.
Lisäksi löytyy kolme laatikkoa, johon voi kirjata sovitut tehtävät tapaamisten välissä.
Esimerkki kehittämisprosessin suunnitelmasta kuvaa, miten Moniosaajat-hankkeessa toteutettiin vapaaehtoistoiminnan kehittämistä. Kehittämisprosessin tavoitteet valittiin yhdessä järjestön työntekijöiden kanssa ja työskentelyssä sovellettiin palvelumuotoilusta tuttuja menetelmiä ja työkaluja. Prosessi muodosti selkeän kehittämiskokonaisuuden ja tuotti konkreettista materiaalia järjestön hyödynnettäväksi. Tapaamisten välillä ja lopuksi viimeisteltiin materiaaleja käytäntöön.
Ladattava pdf: Esimerkkisuunnitelma kehittämisprosessista_pdf
Lue lisää vapaaehtoistoiminnan kehittämisprosessin vaiheista ja kokemuksista blogikirjoituksestamme osoitteessa: humak.moniosaajat.fi
Tekstivastine Esimerkki kehittämisprosessin suunnitelma -kuvalle:
Kuvasta löytyy käytännön esimerkki, miten kehittämisprosessi on suunniteltu suunnittelupohjalle. Kehittämisen aiheena on vapaaehtoistoiminnan kehittäminen.
Tavoitteeksi on kirjattu, että syntyy toimintatapoja ja materiaalia, joita voi hyödyntää jatkossa vapaaehtoistoiminnassa ja siitä viestimisessä. Keskustelut ja työskentely mahdollistavat vapaaehtoistoiminnan tulevaisuuden pohdinnan ja uusien näkökulmien hahmottamisen.
Työskentelyn fasilitaattoriksi on mainittu kaksi fasilitaattoria Moniosaajat-hankkeesta.
Suunnitelmaan tapaamiset on aikataulutettu kuukauden välein ja kestävät 2–3 tuntia. Toteutus sekä läsnä että Teamsissa.
Ensimmäisen tapaamisen suunnitelmassa on aiheena keitä ovat yhdistyksen vapaaehtoiset, ja mikä heitä motivoi tai innostaa mukaan toimintaan? Palvelumuotoilun menetelmin luodaan vapaaehtoisprofiilit, joita voi hyödyntää jatkossa. Tapaamiseen osallistuu työntekijät.
Toisen tapaamisen suunnitelmassa on aiheena vapaaehtoistehtävien kuvaaminen. Työskentelyssä bechmarkataan ja ideoidaan vapaaehtoistoiminnan muotoja sekä tehdään niistä tehtäväkortteja. Tapaamiseen osallistuu työntekijät.
Kolmannen tapaamisen suunnitelmassa on aiheena vapaaehtoisten polun hahmottaminen. Työskentelyssä hyödynnetään palvelupolkumallia, jonka avulla syntyy yhdistykselle oma polku siitä, miten vapaaehtoiset löytävät mukaan toimintaan. Tapaamiseen osallistuu työntekijät.
Neljännen tapaamisen suunnitelmassa oli aiheena vapaaehtoisten innostaminen. Yhdessä ideoidaan uusia tapoja vapaaehtoisten rekrytointiin ja mukaan innostamiseen. Tapaamiseen osallistuu työntekijät ja yhdistyksen hallitus.
Suunnitelmasta jokaisen tapaamisen jälkeen on myös välitehtäväksi ajateltu tapaamisen tulosten, eli vapaaehtoisprofiilien, tehtävänkuvien ja polkukuvauksen, viimeistely.
Vinkit järjestöjen kehittämisprosessin toteuttajalle
- Panosta huolelliseen suunnitteluun.
- Varmista resurssit tekemiseen ja sitoutumiseen.
- Muista yhteisen pysähtymisen ja keskustelun tärkeys.
- Mahdollista kaikkien osallistuminen.
- Tartuta innostusta ja kehittämisen iloa toisiin.
- Rajaa teema riittävän pieneksi tai osakokonaisuuksiin.
- Varmista, että prosessin tulokset otetaan käyttöön.
Vaikka kehittämisprosessin fasilitointi ostettaisiin järjestön ulkopuolelta palveluna, auttaa tämä mallinnus sitouttamaan sekä oman organisaation että yhteistyökumppanit prosessin tavoitteisiin.
Käytetyt lähteet ja aiheesta lisää
Fasilitointi:
Sipponen-Damonte, Mirjami 2020. Varmuutta fasilitointiin. Helsinki. Alma Talent.
Kohtaamisen taidot -teemapaketti, osa 4: Ohjausosaaminen ja fasilitointi
