Tältä sivulta löydät tietoa siitä, miten hyvä hallinto käsitteenä määritellään ja mikä merkitys hyvällä hallinnolla on järjestötoiminnassa. Löydät tehtäviä ja aineistoja, joiden avulla opit suunnittelemaan ja kehittämään järjestön laadukasta toimintaa.
Järjestön hyvällä hallintotavalla tarkoitetaan menettelytapoja, joiden avulla järjestö ohjaa ja valvoo toimintaansa. Tavoitteena on helpottaa ja kannustaa jäseniä osallistumaan järjestön toimintaan ja päätöksentekoon. Tarkoituksena on selventää hallituksen jäsenten ja muiden luottamushenkilöiden rooli päätöksenteossa ja toiminnassa. (Yhdistysten hyvä hallintotapa -suositus 2011/2022.)
Hyvä hallinto on selkeää ja läpinäkyvää, mikä lisää järjestön toimijoiden välistä luottamusta ja yhteistyötä. Hyvä hallinto näkyy toimintana, joka aidosti edistää järjestön päämääriä ja siten lisää sidosryhmien luottamusta järjestön toimintaan. (Yhdistysten hyvä hallintotapa -suositus 2011/2022.)
Hyvä hallinto tukee järjestöä strategiaan linjattujen tavoitteiden saavuttamisessa. Kun kaikki ymmärtävät järjestötoiminnan periaatteet, järjestöbyrokratia hoituu vaivattomammin.
Hyvän hallinnon periaatteiden tunnistaminen ja osaaminen on tärkeää:
- järjestön työntekijöille,
- järjestön ja yhdistyksen luottamusjohdolle sekä
- muille vapaaehtoistoimijoille.
Huoli siitä, että jokin tärkeä asia jää hoitamatta vähenee, kun järjestön hallinnolliset asiat ovat järjestyksessä ja ne hoidetaan sovitusti, Tehtävien selkeys ja vastuiden jakaminen tukevat myös järjestötoimijoiden hyvinvointia.
Hyvä hallinto varmistaa sen, että järjestölle jää aikaa tehdä työtä jäsentensä hyväksi.
Aineistot ja tehtävät
Katso Hyvä hallinto 3 -video. Videon sisällön ja siihen liittyvät tehtävät on tuottanut koulutusasiantuntija, HTM Päivi Lohi-Aalto Greenstep Academysta.
Videolla tarkastellaan toiminnan suunnittelua ja kehittämistä järjestössä. Pohdittavana ovat esimerkiksi toimintaympäristön muutosten analyysi, siirtyminen reagoivasta toimintatavasta ennakoivaan toimintatapaan ja yhteisen suunnittelun hyödyt. Videolla annetaan esimerkit toimintasuunnitelman, talousarvion sekä viestintä- ja vaikuttamissuunnitelmien tekoon. Näistä annetaan myös järjestöllenne tehtävä. Videon lopussa käsitellään järjestön strategiaa, visiota, missiota ja arvoja.
Video on kolmas viiden videon videosarjasta. Videon kesto on 18:17 minuuttia.
Video on tekstitetty suomeksi. Huom. Jos tekstitys ei näy, vaatii se käyttäjän toimia: klikkaa videota, jonka haluat katsoa. Sen jälkeen videon oikeaan alalaitaan tulee näkyviin ratas-symboli. Klikkaa ratas-symbolia ja valitse tekstitykset päälle.
Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
Toimintaympäristön muutosten analyysi
Toiminnan suunnittelu ja kehittäminen alkaa yhteisellä toimintaympäristön muutosten analyysillä:
- Millaisia muutoksia järjestömme toimintaympäristössä on tulossa lähivuosina? (sosiaaliset, lainsäädännölliset, taloudelliset, poliittiset, teknologiset ja ympäristöön liittyvät muutokset)
- Mitkä muutoksista vaikuttaa eniten jäseniimme?
Valitkaa 4 sellaista muutosta, joihin järjestönne pitää pystyä vaikuttamaan.
Järjestönne keinot vaikuttaa
Kuinka voitte tukea jäseniänne edellä kuvatuissa suurimmissa muutoksissa?
Tästä seuraa toimenpiteitä strategiaan (jos se on työn alla) ja tulevan vuoden toimintasuunnitelmaan.
Reagoivasta ennakoivaan toimintatapaan
Järjestö on aina askeleen jäljessä, jos toiminnassa vain reagoidaan jäsenten tarpeisiin tai elämän ja työelämän haasteisiin.
Toiminnan suunnittelu alkaa yhteisellä määrittelyllä siitä, millaisia muutoksia järjestömme toimintaympäristössämme on tapahtumassa.
Kun muutos on määritelty yhdessä, saadaan yhteinen näkemys ja perustelu toiminnalle.
Toimeen tarttuminen on helpompaa, kun tietää miksi on tarpeen toimia.
Yhdessä saadaan kattava kuva siitä, mikä muuttuu ja miten järjestö voi tukea jäseniä näissä muutoksissa.
Valitaan 3-4 tärkeintä jäseniin vaikuttavaa muutosta.
Laaditaan toimintasuunnitelma.
Toimintasuunnitelman laatiminen
Toimintasuunnitelma auttaa jakamaan tehtävät tasaisesti järjestössä.
Kannattaa jättää tilaa myös sellaiselle, joka vaatii nopeaa reagointikykyä.
Lataa toimintasuunnitelmapohja tästä (linkki avautuu välilehteen).ja täytä se sähköisesti tai tulosta.
Talousarvio
Talousarvio on yhdistyksen varojen käyttöä ja hankintaa koskeva suunnitelma. Se perustuu yhdistyksen toimintasuunnitelmaan.
Toimintasuunnitelman laatimisen yhteydessä suunnitellaan, miten yhdistyksen tulot ja menot suhtautuvat toimintaan.
Lopullinen toimintasuunnitelma laaditaan sen mukaan, mihin yhdistyksen varat riittävät.
Monet järjestöt kouluttavat yhdistysten toimijoita taloudenhoidossa.
Viestintäsuunnitelma
Ilman viestintää järjestöä/yhdistystä ei ole olemassa jäsenten tai sidosryhmien mielissä.
Viestintäsuunnitelma auttaa hahmottamaan työmäärää ja tukee sitä, että viestintä on säännöllistä.
Lataa viestintäsuunnitelmapohja tästä (linkki avautuu välilehteen) ja täytä se sähköisesti tai tulosta.
Vaikuttamissuunnitelma
- Järjestöjen tehtävä on vaikuttaa yhteiskunnassamme – omalla toimialallaan ja jäsentensä asioihin
- Vaikuttamissuunnitelman laadinta auttaa löytämään yhteisen näkemyksen ja tuo ryhtiä järjestön vaikuttamistyöhön
Lataa vaikuttamissuunnitelmapohja tästä (linkki avautuu välilehteen) ja täytä se sähköisesti tai tulosta.
Jäsenten tarpeiden jatkuva tunnistaminen
Tässä kolme esimerkkiä, miten kerätä tietoa jäsenten tarpeista:
Hallituksen kokouksissa esityslistassa kohta: ”Jäsenistön yhteydenotot”, jonka yhteydessä pohditaan, miten järjestö voisi jäseniään parhaiten tukea (muista anonyymi käsittely).
Hallitus järjestää vuosittain ideariihen, jossa käydään yhdessä läpi toimintaympäristön muutoksia sekä jäsenistön tarpeita.
Jäsenkysely, esimerkiksi:
- ”Millaisia haasteita ja ongelmia sinulla on elämässäsi/työssäsi …?”
- ”Mitä odotat, että järjestömme näissä asioissa tekee?”
- Kehittämisehdotuksia järjestön toimintaan.
Yhteisen suunnittelun hyödyt ja tehtävät
Yhteisen suunnittelun hyödyt
Yhdistysbyrokratian hoito selkeää eikä vie voimia pääasiallisilta tehtäviltä.
Syntyy yhteinen näkemys ja päämäärä.
Opitaan yhdessä.
Tekemättömän työn stressi vähenee.
Hiljaiset mielipiteet saadaan esille.
Osalliset sitoutuvat.
Yhteenkuuluvuus lisääntyy ja ristiriidat vähenevät.
Hyvin suunniteltu on ryhtymistä vaille valmis!
Järjestönne toimintaympäristön analyysi
Osallistujat: hallitus ja järjestön toimihenkilöt
1.Millaisia muutoksia järjestömme toimialalla on tulossa lähivuosina?
- Sosiaaliset, lainsäädännölliset, taloudelliset, poliittiset ja ympäristöön liittyvät muutokset
2.Mitkä näistä muutoksista eniten vaikuttaa jäseniimme?
- Valitkaa 3-4 sellaista muutosta, joihin järjestönne/yhdistyksenne pitää pystyä vaikuttamaan!
Järjestönne toimintasuunnitelma, vaikuttamissuunnitelma ja viestintäsuunnitelma
- Mitä me teemme tulevana vuonna edellä määrittelemissämme jäsentemme kannalta suurimmissa muutoksissa?
- Miten me vaikutamme ja mitä kautta me vaikutamme?
- Miten viestimme jäsenillemme?
Halutessanne voitte hyödyntää:
Ladatkaa toimintasuunnitelmapohja tästä ja täyttäkää se sähköisesti tai tulostakaa.
Ladatkaa vaikuttamissuunnitelmapohja tästä ja täyttäkää se sähköisesti tai tulostakaa.
Ladatkaa viestintäsuunnitelmapohja tästä ja täyttäkää se sähköisesti tai tulostakaa.
Yhteisöllisyys ja hyvä yhteistyö järjestötoiminnassa
Katso Hyvä hallinto 4 -video. Videon sisällön ja siihen liittyvät tehtävät on tuottanut koulutusasiantuntija, HTM Päivi Lohi-Aalto Greenstep Academysta.
Videolla tarkastellaan yhteisöllisyyttä ja hyvää yhteistyötä järjestössä ja annetaan esimerkki hallitustyöskentelyn ohjeiksi. Videolla annetaan tehtäväksi luoda järjestöllenne hallitustyöskentelyn periaatteet.
Video on neljäs viiden videon videosarjasta. Videon kesto on 12:20 minuuttia.
Video on tekstitetty suomeksi. Huom. Jos tekstitys ei näy, vaatii se käyttäjän toimia: klikkaa videota, jonka haluat katsoa. Sen jälkeen videon oikeaan alalaitaan tulee näkyviin ratas-symboli. Klikkaa ratas-symbolia ja valitse tekstitykset päälle.
Mihin tarvitsemme yhteisöllisyyttä järjestötoiminnassa?
Yhteisöllisyyden edellytys on yhteistoimijuus, johon tarvitsemme kykyä
- toimia yhdessä ja
- tunnistaa toisemme potentiaalisiksi yhteistoimijoiksi sekä
- kykyä pyrkiä kohti yhteisiä tavoitteita niihin sitoutuen.
Yhteisöllisyys tarjoaa yhdessä onnistumisen mahdollisuuden.
On hyväksyttävä, että yhteisöllisyyteen kuuluvat joskus myös ristiriidat.
Yhteisöt löytävät halutessaan keinot ristiriitojen ratkaisemiseen.
Näissä tilanteissa on mahdollisuus oppia, miten yhteistyötä voidaan kehittää.
Lähde: Kalliokoski, Taina 2020
Mikä edistää yhteisöllisyyttä?
Yhteisöllisyyttä edistää
- Avoimuus – keskustelu, miten joku asia on mennyt/hoidettu
- Rehellisyys, myös ongelmien esille ottaminen
- Kokemusten jakaminen
- Auttaminen ja opastus, toisen kunnioittaminen ja kuunteleminen
- Yhteiset tekemiset ja tapahtumat
- Toimijoiden osaaminen
- Oman tehtävän arvostaminen
- Sitoutuminen yhteisiin toimintatapoihin
- Kannustus, kiittäminen, hyväksyntä, yhdessä iloitseminen
- Hymy, nauru, ystävällisyys, kärsivällisyys
Lähde: Manka, Marja-Liisa & Larjovuori, Riitta-Liisa 2013
Mikä tuhoaa yhteisöllisyyttä?
Yhteisöllisyyttä tuhoaa
- Salailu, puhumattomuus
- Kateus, väheksyntä, juoruilu, epäystävällisyys, kuppikunnat, selän takana puhuminen
- Sooloilu, oman edun tavoittelu
- Kilpailu keskenämme – ei saa apua
- Järjestön johdon epäreilu toiminta/asenne
- Välinpitämättömyys ja vastuuttomuus, ei huomioida toisia (“ei kuulu minulle”, “kyllä joku muu tekee”)
- Kiusaaminen ja syyllisten hakeminen
Lähde: Manka, Marja-Liisa & Larjovuori, Riitta-Liisa 2013
Mitä tapahtuu, jos yhteisöllisyys katoaa?
- Toimijoiden kesken on eripurainen tai negatiivinen tunnelma
- Yhteistyötä ja tapaamisia vältellään
- Vain oma suoriutuminen kiinnostaa
- Osaaminen ei kumuloidu ja tieto ei välity – tietoa aletaan panttaamaan
- Yhteisiä toimintatapoja ei synny ja ilmenee riitelyä siitä, kuka toimii oikein
- Epäluuloa toisia kohtaan ja ristiriitoja alkaa ilmetä entistä enemmän
- Toiminta alkaa kuormittaa – innostus lopahtaa
- Toimijat vaihtuvat
- Jäsenet ovat tyytymättömiä
Yhteinen tehtävä: Hallitustyöskentelyn periaatteet
Osallistujat: järjestön/yhdistyksen hallitus
- .Kukin miettii aluksi itsekseen: Miten toimii huono hallitus?
- Sen jälkeen pareittain/pienryhmissä
- Käännetään huono hyväksi hallitustyöskentelyksi – kootaan yhteen
- Millaiset työskentelyohjeet annamme itsellemme, että saamme pidettyä hyvän hallitustyöskentelyn yllä?
Esimerkki hallitustyöskentelyn ohjeiksi
- Perehdyn käsiteltäviin asioihin etukäteen
- Kuuntelen ja kunnioitan toisen mielipiteitä. Pysyn asiassa
- Kerron mielipiteeni, kun keskustelua käydään. Sitoudun tehtyihin päätöksiin. Kerron eriävän mielipiteeni
- Ilmoittaudun vapaaehtoisesti tehtäviin ja huolehdin omasta vastuualueestani
- Jaan tietoa
- Käyn koulutuksissa ja perehdyn asioihin
- Olen avuksi ja tuen tarvittaessa toisia. Sitoudun yhteisiin tavoitteisiin ja toimintatapaan
- Keskustelen asiallisesti ja rakentavasti. Annan rakentavaa palautetta muille
- Puhun positiiviseen sävyyn järjestöstäni
- Puutun epäasialliseen käytökseen
- Toimin sovitusti ja ilmoitan puheenjohtajalle/sihteerille, jos minulle tulee este
Miksi toimiva yhteistyö ja yhteistyön periaatteista sopiminen on tarpeen?
- Vältetään yhteentörmäyksiä
- Toiminta motivoi ja on hauskaa
- Me-henki vahvistuu
- Yhteistyö mahdollistuu ja hallitustyöskentely on toimivaa
- Pystytään keskittymään olennaiseen eli tekemään työtä jäsenten hyväksi
Tehtävänjako edistää hyvää yhteistyötä
Katso Hyvä hallinto 5 -video. Videon sisällön ja siihen liittyvät tehtävät on tuottanut koulutusasiantuntija, HTM Päivi Lohi-Aalto Greenstep Academysta.
Tällä videolla tarkastellaan tehtävänjakoa, kuten puheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja hallituksen jäsenen tehtäviä. Videon lopussa annetaan kaksi tehtävää. Ensimmäinen tehtävä on suunnattu järjestönne hallitukselle ja tehtävänä on tarkastella omaa roolia järjestössä. Toisessa pysähdyt pohtimaan, mikä muuttui tämän Järjestön hyvä hallinto -työskentelyn myötä.
Video on viides eli viimeinen viiden videon videosarjasta. Videon kesto on 9:16 minuuttia.
Video on tekstitetty suomeksi. Huom. Jos tekstitys ei näy, vaatii se käyttäjän toimia: klikkaa videota, jonka haluat katsoa. Sen jälkeen videon oikeaan alalaitaan tulee näkyviin ratas-symboli. Klikkaa ratas-symbolia ja valitse tekstitykset päälle.
Järjestöllä on oltava puheenjohtaja
Järjestön puheenjohtaja:
- Vastaa päätöksenteon tavoista ja toteuttaa päätöksiä.
- Suunnittelee toimintaa.
- Edustaa järjestöä sekä ulos että sisäänpäin, huolehtii sisäisen tiedotuksen tasapuolisuudesta.
- Innostaa jäseniä ja hallituksen jäseniä.
- Toimii yhdessä hallituksen kanssa.
Yhdistyksen toiminnasta vastaa hallitus – ei yksin puheenjohtaja.
Kun ilmoittaudut tehtäviin, vaalit puheenjohtajan jaksamista.
Sihteeri on toiminnan tukijalka
Yhdistyksen sihteerin tehtäviin kuuluu mm. kokoustoiminnan kirjaaminen.
Tehtävät ovat sovittavissa esimerkiksi:
- kokouskutsujen ja esityslistojen laatiminen ja lähettäminen,
- pöytäkirjojen kirjoittaminen,
- jäsenluettelon ylläpito,
- yhdistyksen kirjeenvaihto,
- toimintakertomuksen ja – suunnitelman luonnosten kokoaminen sekä
- erilaisten asiakirjojen laatiminen ja arkistointi.
Mitä teidän järjestössänne on sovittu sihteerin tehtäviksi?
On hyvä käyttää selkeitä puheenvuoroja hallituksen kokouksissa – tämä tukee sihteeriä tehtävässään kirjata asiat pöytäkirjaan.
Taloudenhoitajan tehtävät
Taloudenhoitaja:
- Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle.
- Huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä.
- Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta.
- Vastaa kirjanpitoaineiston ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista.
Hallituksen jäsenen vastuusta, velvollisuuksista ja oikeuksista löydät tietoa kohdasta Järjestön hyvä hallinto -teemapaketti, osa 2: Perustehtävät ja toimielimet (linkki avautuu uuteen välilehteen)
Yhteinen tehtävä järjestönne hallitukselle
Osallistujat: hallituksen jäsenet
Miten edistän omassa roolissani hyvää järjestötoimintaa:
- puheenjohtajana
- varapuheenjohtajana
- taloudenhoitajana
- sihteerinä
- tiedottajana
- hallituksen jäsenenä
- varajäsenenä
- jossain muussa roolissa
Kootkaa näistä yhteenveto, jota voitte käyttää uusien aktiivien perehdytyksessä.
Mielekkäät tehtävät lisäävät motivaatiota.
Kokoava tehtävä: Mitä opin ja mitä vien järjestötoimintaan?
Mikä muuttui Järjestön hyvä hallinto -työskentelyn myötä?
Ota esille alussa määrittelemäsi tavoitteet:
a) järjestösi kehittämiseksi ja
b) oman järjestöosaamisesi kehittämiseksi
Reflektoi oppimaasi ja kuvaile seuraavia:
1.Mikä oman järjestösi toiminnassa on muuttunut tai pitäisi muuttua vielä, että toimijat jaksaisivat pysyä mukana?
2.Mikä ajattelussasi tai järjestöosaamisessasi muuttui tai kehittyi tämän työskentelyn myötä?
Käytetyt lähteet ja aiheesta lisää
Huom. linkit avautuvat uuteen välilehteen.
Jyväskylän yliopiston kokoustekniikka sanasto 2022.
Kalliokoski, Taina 2020. Yhteisöllisyyden rajat yhteistoiminnan ja ihmisen perushyvien näkökulmasta. Väitöskirja. Helsingin yliopisto.
Manka, Marja-Liisa & Larjovori, Riitta-Liisa 2013. Yhteisöllisyydellä menestykseen.
Patentti- ja rekisterihallitus. Yhdistyssivut. 2022.
Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta. 2015. Säätiön hyvä hallinto.
Yhdistyslaki 1989/503. Finlex ®.fi -palvelu. Oikeusministeriö.
Yhdistysten hyvä hallintotapa -suositus 2011. Sosiaali ja Terveys ry. Aineisto on tarkistettu ja tarvittavilta osin päivitetty 24.6.2022.
Aiheesta lisää
Huom. linkit avautuvat uuteen välilehteen.
Halila, Heikki & Tarasti, Lauri 2018. Yhdistysoikeus. Helsinki: Alma Talent.
Kansalaisfoorumin julkaisut. https://kansalaisfoorumi.fi/julkaisut/
Esimerkiksi:
- Harju, Aaro & Himmanen-Ruuska, Eila 2016. Onnistu muutoksessa. Järjestöjohtajan ja -kehittäjän käsikirja. Helsinki: Sivistysliitto Kansalaisfoorumi.
- Kuuluvainen, Salla 2015. Vapaaehtoistyön johtaminen. Helsinki: Sivistysliitto Kansalaisfoorumi.
Koiranen, Jussi, Oittinen, Paula, Tasala, Lea, Törrönen, Soile & Pirhonen, Jaana 2020. Sosiaali- ja terveysjärjestöjen hyvinvointia ja terveyttä edistävä toiminta Uudellamaalla. Uudenmaan sosiaali- ja terveysjärjestöjen kumppanuusverkosto Kumaja.
Kop, kop – pääseekö sisään? Yhdenvertaisen järjestötoiminnan opas urheilu- ja nuorisojärjestöille. Sisäasiainministeriön julkaisut. 2011.
Leinikki, Sikke & Kuukkanen, Eveliina 2013. Puheenjohtaja toiminnan ohjaajana. TJS Opintokeskus.
Lind, Kimmo & Kaunismaa, Pekka 2022. Järjestöt valokeilassa. Järjestöt organisaatioina, toimijoina ja tutkimuskohteina. Helsinki: Humanistinen ammattikorkeakoulu.
Loimu, Kari 2015. Yhdistyksen ABC: opas suomalaiseen järjestötoimintaan. Helsinki: Into.
Loimu, Kari. 2013. Yhdistystoiminnan käsikirja. Helsinki: Sanoma Pro Oy.
Opas yhdistyksille 2022. TJS Opintokeskus.
